Camila Gagliardi
Agora que já aprendemos o que é Pmbok e de forma macro as disciplinas e necessidades, vamos adequar os processos e práticas a gestão do seu projeto.
Para a perfeita execução e monitoramento do projeto é necessário seguir alguns passos primordiais ao sucesso de seu projeto. São de forma simplificada 07 passos que formariam a base para uma boa gestão de projetos.
No primeiro passo identificamos as principais e mais importantes informações, tais como: Nome do projeto, Tipo de projeto, Justificativa, Objetivo, Organização/Cliente, Programa, Área executora, Descrição, Escopo, Premissas e Restrições, criando assim um Project Builder.
No passo 2 criamos a estrutura analítica do projeto (EAP), ou seja, nessa etapa, iniciamos os procedimentos da área de escopo, definindoas macros fases do projeto e as atividades que precisam ser executadas.
No passo 3, ainda no ambiente de escopo, definimos a duração e as procedências. Nessa fase criamos um caminho lógico que o projeto deverá ser executado. Aqui estudamos as durações das etapas e os tempos de espera (lags).
Depois de criarmos um Project Builder e identificarmos com clareza o escopo, seguimos para o passo 4, onde delimitamos os papéis e responsabilidades. Nessa etapa a área de Gerenciamento de Recursos Humanos é de extrema importância. Para que seu projeto dê certo é necessário conhecer as habilidades e conhecimentos dos colaboradores e integrá-los ao projeto de forma eficaz. Nessa fase também, desenvolvemos os times sheets e os cronogramas de cada etapa de projeto, provisionando a quantidade de horas gastas em cada atividade por cada um dos recursos, sendo de suma importância a área de gerenciamento de tempo.
Na etapa 5, após concluirmos a criação da estrutura analítica e delimitarmos a duração e as dependências envolvidas no processo, nosso próximo passo é salvar essa estrutura como modelo.
Na etapa 6, validaremos e simularemos um projeto real. A idéia nessa etapa é verificar se o modelo na prática faz sentido. Caso a resposta a essa etapa seja positiva, parabéns! Você já possui um modelo adequado para gerenciar seu projeto.
A última etapa, inclusive, não se faz necessária a todos os projetos. Isso porque diz respeito a execução de pacotes extras. Digo que não se faz necessária, pois em geral, são pacotes específicos a determinados projetos e podem ser tratados de forma individual. Diz respeito à por exemplo, treinamentos específicos, etc.
Se vocês observarem em cada etapa é necessário a utilização de uma ou mais disciplinas.
Para a perfeita execução e monitoramento do projeto é necessário seguir alguns passos primordiais ao sucesso de seu projeto. São de forma simplificada 07 passos que formariam a base para uma boa gestão de projetos.
Como observado anteriormente, quanto estamos desenvolvendo um modelo de gestão de projetos, utilizamos uma ou mais áreas de conhecimento. Quando estamos “startando” um projeto, as fases são englobadas em uma ou mais áreas de conhecimento.
Em primeiro lugar, ao iniciarmos um projeto, conforme vimos no artigo anterior, há a necessidade de realizarmos um bom gerenciamento da integração do projeto. Para isso, devemos destacar os processos dessa área:Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto – TAP, desenvolver o plano de gerenciamento de projeto, orientar e gerenciar a execução do projeto, monitorar e controlar o trabalho do projeto, realizar o controle integrado de mudanças e encerrar o projeto ou fase.
Na área de gerenciamento de escopo, conseguimos observar três processos de planejamento (três primeiros) e dois processos de controle e monitoramento (dois últimos). Os processos dessa área são:Coletar Requisitos, definir o escopo, cria a EAP (Estrutura Analítica do Projeto), verificar o escopo e controlar o escopo.
Na área de gerenciamento de tempo os cinco primeiros processos são de planejamento e apenas o último é de controle. Os processos dessa área são: Definir Atividades, sequenciar as atividades, estimar os recursos da atividade, estimar as durações da atividade, desenvolver o cronograma e controlar o cronograma.
No gerenciamento de custo os primeiros dois processos são de planejamento e apenas o último é de controle e monitoramento. Os processos dessa área são: Estimar custos, determinar o orçamento e controlar custos.
Para o gerenciamento da qualidade os processos estão muito vinculados a etapa de planejamento e monitoramento e controle. Os processos dessa área são: Planejar a qualidade, realizar a garantia da qualidade e realizar o controle da qualidade.
No gerenciamento de recursos humanos os principais processos dessa área são:Desenvolver o plano de recursos humanos, mobilizar a equipe do projeto, desenvolver a equipe do projeto e gerenciar a equipe do projeto.
Os processos envolvidos no gerenciamento de comunicações são:Identificar as partes interessadas, planejar as comunicações, distribuição das informações, gerenciar as expectativas das partes interessadas e reportar desempenho.
Para o gerenciamento de riscos, são considerados os seguintes processos:Planejar o gerenciamento dos riscos, identificar os riscos, realizar a análise qualitativa de riscos, realizar a análise quantitativa dos riscos, planejar as respostas aos riscos e monitorar e controlar os riscos.
E por fim, no gerenciamento de aquisições os processos envolvidos são: Planejar as aquisições, realizar as aquisições, administrar as aquisições e encerrar as aquisições.
Após destacarmos como elaborar um modelo de gestão de projetos, quais procedimentos a serem executados em cada área de conhecimento, vamos entender cada fase do projeto.
Iniciação
Nesta fase a definição do gerente de projetos é de total importância. Isso porque o gestor deve analisar quais são as informações primordiais ao desenvolvimento do projeto, as restrições e riscos contidos no escopo, e avaliar as questões pertinentes a tempo e custo. É nesse momento que são iniciados os processos de registrosdas premissas e o propósito do projeto.
Nessa etapa a grande preocupação é em relação ao entendimento macro do projeto, conhecendo e mapeando as principais interferências ao sucesso do projeto, como riscos e requisitos iniciais. Os modelos de projeto dessa fase envolvem, por exemplo, o termo de abertura, a lista de partes interessadas, dentre outros.
Também é nessa fase que o escopo, as definições de tarefas e os tempos de entregas começa a ser discutidos. Tendo o conhecimento do propósito do projeto e de seus objetivos, o gerente de projetos deve submeter essas informações à aprovação e comunicar as demais áreas envolvidas.
Planejamento
Na fase de planejamento, as informações devem ser trabalhadas seguindo um bom nível de detalhamento. Quando iniciamos o planejamento, significa que a execução do projeto já foi aprovada pelo cliente ou pela empresa. Sendo assim, tenha em mente que o planejamento deve ser consistente para estruturar um bom plano que leve o projeto ao sucesso.
Nessa etapa é importante a avaliação mais milimétrica dos objetivos e o levantamento das necessidades envolvidas para atender os pontos chaves do objetivo. Isso inclui a avaliação de custos e valores até a quantidade de força de trabalho envolvida.
Alguns documentos que são utilizados nessa fase são a Estrutura Analítica de Projeto, utilizada para dividir entregas em partes menores e melhor gerenciáveis, o cronograma do projeto e os demais planos.
Nessa fase os quantitativos serão mensuráveis, como por exemplo, a quantidade de material, de equipamentos, de mão de obra etc.
O sucesso do planejamento depende também da integração entre as áreas, principalmente na definição das particularidades e demandas envolvidas, bem como avaliando todas as ideias, de modo que tudo seja filtrado e avaliado. É fundamental eliminar atividades irrelevantes.
Execução
Durante a fase de execução, o foco é executar aquilo que foi planejado. Para isso, há a necessidade de documentos que assegurem o acompanhamento das atividades e o registro das entregas. É essencial que haja registro dos avanços e que sejam documentadas as conclusões parciais do escopo, tendo a prova do aceite de cada uma delas.
Na execução, muitas vezes, ocorrem mudanças no escopo e também nos requisitos de qualidade. É necessário que haja interação entre as áreas para que essas mudanças sejam contempladas pelo projeto sem ocasionar ônus aos envolvidos.
Nessa fase a participação integral do gerente de projeto é essencial para o bom desenvolvimento do projeto no que se concerne ao acompanhamento das atividades em comparação com os trabalhos realizados durante o planejamento. O GP é responsável pela supervisão da força de trabalho, por fornecer aos funcionários os recursos necessários e por manter a equipe informada sobre o andamento do projeto. Nessa fase é de responsabilidade do gestor realizar intervenções para que o planejado e o realizado estejam de acordo e que as alterações e adequações não interfiram no resultado final do projeto.
Monitoramento e controle
O monitoramento e o controle ocorrem em paralelo com a execução, e devem assegurar que ela está em consonância com o planejamento. Nessa fase ocorrem as medições de desempenho,servindo para tomada de decisão do gerente de projetos. É agora que documentos como gráficos de controle, relatório com indicadores de desempenho eindicativo de ações corretivas e preventivas se fazem necessários.
Essa fase corresponde à verificação do escopo e ao controle para verificar e monitorar os avanços.
Finalização
Não é porque o projeto é concluído que as preocupações ou esforços terminam. Nessa fase, é importante a assinatura no termo de aceite por parte do cliente e a avaliação realizada e registradanas lições aprendidas.
Deve existir um documento que valide o encerramento do projeto e a entrega de todas as partes do escopo, isentando a organização de responsabilidade futuras, salvo garantias, ou responsabilidades congêneres.
Ao mesmo tempo, é a época em que devem ser documentadas as lições proporcionadas pelo projeto, as experiências relevantes que tendem a contribuir futuramente. O gerente de projetos pode convocar uma reunião final para a apresentação de um relatório e a exposição de informações gerais sobre a conclusão do projeto.
Agora que você possui os conhecimentos para executar seu projeto de forma mais eficaz, gerando maior lucratividade para seus negócios, monte seu modelo de gerenciamento, valide e utilize!
Texto:Camila Gagliardi
contato@sustentahabilidade.com.br
Economista graduada pela Universidade Presbiteriana Mackenzie e designer de Interiores graduada pela FIAM-FAAM. Possui especialização em Controladoria, Auditoria e Finanças e em Gestão de Projetos pela FGV e em Gestão de Projetos de Arquitetura pela FIAM-FAAM, além de MBA em Gestão Estratégica de Negócios pela Laurete University.
Desde 2001 atua em gestão de projetos em diversos segmentos. Atualmente, leciona para cursos de pós-graduação na área de arquitetura e executa consultorias administrativas, financeiras e organizacionais.
Outros textos da autora:
http://sustentahabilidade.com.br/gerenciamento-de-um-projeto/
http://sustentahabilidade.com.br/gestao-de-ti-aplicacao-do-pmbok-em-todos-os-setores/
http://sustentahabilidade.com.br/os-viloes-da-boa-gestao-os-erros-mais-comuns-das-empresas/
