Camila Gagliardi
Agora que já entendemos o conceito de PmBok e suas práticas de forma macro, vamos decifrar as etapas e analisar as disciplinas envolvidas no desenvolvimento de quaisquer projetos.
Independente da área de atuação de sua empresa ou de seu negócio, tenha em mente que projeto é sempre um projeto, visto que o projeto “é um esforço temporário para criar um serviço ou produto ou resultado exclusivo. Para tal, necessita de objetivos claros, parâmetros de medição, datas de início e término que atendam aos requisitos das pastes interessadas ”. E quem diz isso é o PmBok.
Vamos entender esse conceito de projeto. Suponhamos que você é um arquiteto. Você vendeu para seu cliente a entrega de um projeto executivo. Esse projeto é um esforço temporário, certo? Você tem que entender claramente as necessidades de seu cliente, você deverá ter parâmetros de medição e ainda possuir início e fim para as entregas das etapas que envolvem o executivo. Logo, seu projeto é um projeto como qualquer outro.
Se você faz decoração de festas infantis, saiba que cada festa contratada pode ser considerada um projeto. É um esforço temporário, possui objetivos claros, você tem metas de medição e tem início e fim.
Mas e se eu comercializo produtos? Cada venda pode ser considerada um projeto.
Ainda sobre projetos, outro ponto a se captar diz respeito ao tipo de projeto e qual padrão ele irá seguir. Para isso, foram abordados 3 tipos de projetos:
- Temporários: Projetos com início e fim definidos;
- Progressivo: As características dos projetos são detalhadas na medida em que há maior entendimento
- Único: O produto ou serviço gerado e diferente sempre.
Entendido o ponto principal acerca do projeto, vamos compreender agora como o projeto será gerenciado e quais etapas temos que seguir.
O gerenciamento do projeto é um setor da Administração que é responsável pelo planejamento, execução, controle e fechamento de projetos. Para que o gerenciamento seja executado de forma eficaz, devemos nos apropriar de um grupo de processos, cujo objetivo principal é desenvolver o projeto de forma dinâmica, minimizando riscos e maximizando resultados.
Nesse grupo de processos, citaremos 5 procedimentos inevitáveis ao desenvolvimento positivo de um projeto. São eles: processos de inicialização, processos de planejamento, processos de execução, processos de monitoramento e controle e processos de fechamento.
Os processos e etapas do seu projeto
Para que seu projeto seja realizado de forma a minimizar riscos e maximizar resultados, o primeiro ponto será verificar e adequar os procedimentos de forma que todos os envolvidos sejam informados.
Nesse quesito é essencial os Processos de Iniciação. Nesse processo, ocorre a autorização para o projeto ou determinada fase. Após as autorizações inicia-se os Processos de Planejamento, onde são realizados os processos para definição e refinamento de objetivos e consequentemente a seleção dos melhores para se alcançar os objetivos do projeto. Para realizarmos a execução do projeto, há a necessidade dos Processos de Execução, onde há a coordenação de recursos tanto humanos quanto financeiros para o desenvolvimento do projeto.
Durante a execução do projeto e após sua entrega, existem dois processos que devem ser realizados: Os Processos de Monitoramento e Controle, que basicamente constituem em formas de medição e monitoramento do desempenho do projeto, além de garantir que os objetivos do projeto serão alcançados visto que o processo de acompanhamento será realizado de forma regular, para que as ações corretivas sejam tomadas em tempo hábil quando necessárias, e os Processos de Fechamentoque são responsáveis pela aceitação formal do projeto ou da fase para sua finalização.
Para realizarmos os processos de forma concisa, devemos agrupar esses processos de acordo com as áreas que eles estão vinculados.De acordo com o PmBok, temos 10 áreas de conhecimento:Integração, Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicações, Riscos, Aquisições e as Partes Interessadas.
Áreas de conhecimento serão a partir de agora descritas de forma detalhada com seus processos com suas entradas, ferramentas e técnicas e suas saídas.
Gerenciamento da Integração do projeto
Esta área de conhecimento descreve os processos que integram elementos do gerenciamento de projetos, que são identificados, definidos, combinados, unificados e coordenados dentro dos grupos de processos de gerenciamento de projetos.
Gerenciamento do Escopo
Esta área descreve os processos envolvidos na verificação dos itens e as necessidades para que o projeto seja concluído com sucesso.
Nessa área podemos identificar três processos de planejamento e dois processos de controle e monitoramento. Os processos de planejamento são responsáveis em desenvolver um plano para o gerenciamento de escopo. Os processos de controle e monitoramento são responsáveis em verificar se que o escopo está sendo cumprido conforme foi definido nos processos de planejamento.
Gerenciamento de Tempo
Aqui são definidos os processos relativos a finalização do projeto no prazo correto. Existem seis processos envolvidos, sendo cinco de planejamento e apenas um de controle. Os processos de planejamento definem as atividades que vão para o cronograma, a ordem de precedência das atividades, determinam o tipo e a quantidade de recursos necessários, o tempo necessário para concluir as atividades, associam as atividades às datas do cronograma e por fim verificam se o andamento dos trabalhos está de acordo com o cronograma.
Gerenciamento de Custo
Esta área descreve os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que o projeto termine dentro do orçamento aprovado.
Os primeiros dois processos são de planejamento e determinam o custo de cada atividade levando em consideração o recurso alocado na atividade. Assim os custos das atividades serão somados a fim de gerar uma linha de base de custos. Após essa fase, deverá haver o acompanhamento em relação a execução para verificar se as atividades estão sendo desenvolvidas conforme o orçamento definido.
Gerenciamento da Qualidade
Esta área descreve os processos envolvidos na garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os quais foi realizado.
Os processos dessa área de conhecimento determinam padrões ou normas de qualidade que devem ser seguidos durante o projeto, realizam a auditoria da qualidade, ou seja, se o trabalho está sendo seguido conforme foi planejado tentando impedir um produto ruim, e garantem que o que está sendo entregue está de acordo com os padrões e normas pré-definidos.
Gerenciamento de Recursos Humanos
Esta área descreve os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto. Os processos desta área têm como objetivo determinar os tipos e o perfil dos profissionais, além da hierarquia desses profissionais e o nível de responsabilidade dos recursos em relação ao projeto.Determinam como mobilizar as pessoas que foram requisitadas no projeto, oferecendotreinamento a equipe e proporcionando integração e geração de conhecimento. Também é responsável em resolver conflitos antes que eles afetem o projeto.
Gerenciamento de Comunicações
Esta área descreve os processos relativos à geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação final das informações do projeto de forma oportuna e adequada.
Os processos desta área de conhecimento determinam quem está envolvido no projeto, definem como as comunicações vão ocorrer quando o projeto iniciar e determina o tipo de informações geradas, quem é o responsável, qual o meio, quem receberá as informações geradas, qual a periodicidade, determinam como serão distribuídas as informações, como podemos gerenciar as expectativas dos interessados medindo o grau de satisfação ou insatisfação das pessoas interessadas, e geram relatórios que permitam o acompanhamento e controle do que está acontecendo com o tempo, custo, escopo, etc.
Gerenciamento de Riscos
Esta área descreve os processos relativos à realização do gerenciamento de riscos em um projeto. Temos cinco processos de planejamento e um de controle. Os processos desta área têm como objetivo determinar como os riscos serão identificados, analisados e como as respostas serão planejadas, criando uma lista de riscos identificados no projeto através de diversas técnicas, buscando priorizar os riscos com base no grau de criticidade, permitindo atribuir probabilidade numérica aos riscos, definindo estratégias e ações para lidar com os riscos negativos e positivos e principalmente monitorando os riscos identificados e alertando os novos.
Gerenciamento de Aquisições
Esta área descreve os processos que compram ou adquirem produtos, serviços ou resultados, além dos processos de gerenciamento de contratos. Os processos desta área de conhecimento têm como objetivo determinar o que se quer adquirir, de quem se quer adquirir, receber a resposta dos fornecedores e selecionar o fornecedor, como se dará o gerenciamento dos contratos, pagamentos, se as entregas estão de acordo com o que foi estabelecido, pagar o fornecedor, e por último formalizar a finalização do contrato.
Agora que vocês entenderam o que é um projeto, as etapas e as áreas de conhecimento/ gerenciamento, iremos tratar nos próximos artigos os processos a serem desenvolvidos em cada área de conhecimento de forma a criar a estrutura correta para que seu projeto seja realizado de forma eficaz, trazendo resultados positivos para você e sua empresa.
Texto: Camila Gagliardi
contato@sustentahabilidade.com.br
Economista graduada pela Universidade Presbiteriana Mackenzie e designer de Interiores graduada pela FIAM-FAAM. Possui especialização em Controladoria, Auditoria e Finanças e em Gestão de Projetos pela FGV e em Gestão de Projetos de Arquitetura pela FIAM-FAAM, além de MBA em Gestão Estratégica de Negócios pela Laurete University.
Desde 2001 atua em gestão de projetos em diversos segmentos. Atualmente, leciona para cursos de pós-graduação na área de arquitetura e executa consultorias administrativas, financeiras e organizacionais.
Outros textos da autora:
http://sustentahabilidade.com.br/os-viloes-da-boa-gestao-os-erros-mais-comuns-das-empresas/
http://sustentahabilidade.com.br/gestao-de-ti-aplicacao-do-pmbok-em-todos-os-setores/
